Независимо от того, какие цели по повышению продуктивности у вас есть и какие техники вы планируете использовать, вы, вероятно, все равно начинаете с списка дел. Изучение формулировки качественного списка дел является первым ключевым шагом к повышению продуктивности, так как вам нужно это для перехода к другим этапам планирования, например, использованию матрицы Эйзенхауэра для приоритизации задач или Канбана для их организации. Попробуйте использовать правило 1-3-5 на некоторое время и посмотрите, как этот система списка дел работает для вас.
Что такое правило 1-3-5?
Правило 1-3-5 признает, что в типичный день у вас просто нет времени на все. Но то, на что у вас разумно есть время, это одна крупная задача, три средних задачи и пять маленьких.
Эти задачи могут быть связанными или могут быть отдельными. Например, большая задача может быть связана с посещением налоговой консультации, которая не имеет отношения к вашим трем средним задачам: покупке продуктов, подготовке к встрече на работе и выбору подарка для дня рождения друга. Маленькие задачи могут быть чем угодно, от ответа на электронные письма до подготовки одежды на неделю, в зависимости от того, что вы считаете большим, средним и маленьким.
Наоборот, правило также может применяться к основным задачам и включать их в более мелкие группы. Допустим, вы планируете отпуск. Правило 1-3-5 может помочь вам разбить все, что вам нужно сделать. Большая задача может заключаться в бронировании авиабилетов и гостиничного размещения. Три средние задачи могут быть связаны с покупкой билетов на то, что вы будете делать во время отпуска, покупкой необходимых вещей и организацией присмотра за домашними животными. Маленькие задачи могут включать в себя все, начиная от установки автоответчика до отправки по электронной почте плана поездки.
Как использовать правило 1-3-5 для повышения продуктивности.
Начните каждый день с составления списка дел, затем пройдите и выделите все, что особенно важно. (Здесь пригодится знание матрицы Эйзенхауэра, которая помогает определить приоритеты задач по срочности и важности.) Из этой группы выберите одну большую задачу, три средних и пять маленьких. Это будет ваш список дел на день. Признавая заранее, что вы не сможете все сделать за один день, поможет вам сосредоточиться на том, что вы можете и будете делать, вместо того, чтобы беспокоиться о оставшемся, что вы оставляете на завтра.
Далее, заблокируйте время в своем календаре для каждой задачи. Используйте метод таймбоксинга, или технику, при которой каждой задаче в день выделяется определенное время в календаре, и рассмотрите возможность дать себе на выполнение каждой задачи немного меньше времени, чем вы думаете, что вам нужно, чтобы победить закон Паркинсона, который гласит, что вы будете тратить время, если дадите себе слишком много времени на выполнение чего-либо. После того, как вы распланировали свой день, начните с той большой задачи. Известный как «съесть лягушку», подход с выполнением крупной задачи первым даст вам ощущение достижения по ее завершении, толкая вас вперед к выполнению средних и маленьких задач. Кроме того, логично предположить, что крупная ответственность займет больше всего времени и ресурсов, поэтому выполнение ее первым обеспечивает вам время и ресурсы для ее выполнения.
Наконец, будьте гибкими. Неожиданные задания или обязанности постоянно возникают и могут не подходить под категории 1-3-5. Также вы можете не закончить одну из своих задач на день. Цель здесь не в том, чтобы унизить себя или быть слишком строгим. Скорее, это поможет вам чувствовать себя менее подавленным объемом дел, которые вам нужно сделать, определить их приоритеты и каждый день сделать хорошее количество работы. Если что-то не успевается, убедитесь, что в следующий день оно снова попадает в список и продолжайте работать.
