Одним из основных компонентов производительности является приоритизация ежедневных обязанностей, поэтому списки дел так важны. Обычно я рекомендую использовать Матрицу Эйзенхауэра, которая помогает визуально сортировать задачи в зависимости от их срочности и важности, но есть и другой способ: метод ABCDE, который взят из книги «Съешь эту лягушку!: 21 отличный способ прекратить медлить и сделать больше за меньшее время» Брайана Трейси. Очевидно, съесть лягушку — или сделать самую большую и требующую больше всего усилий задачу первой — это один из способов справиться с обязанностями дня, но также важно структурировать, как вы будете делать остальное. Вот как это работает.
Что такое метод ABCDE продуктивности?
Метод ABCDE — это простой способ категоризировать все, что вам нужно сделать. Использование его может быть надежным первым шагом к составлению вашего списка дел, особенно если вы следуете модели, например, списку 1-3-5, который требует выполнить одну крупную задачу, три средних и пять маленьких каждый день. Определение крупных, средних и маленьких задач на самом деле является задачей само по себе (но она не считается одной из пяти, извините).
Когда вы планируете свой день, вы будете давать каждой задаче перед вами оценку. Сначала перечислите все, что вам нужно сделать. Это может быть список ваших задач на день, неделю или месяц — вы в конечном итоге отсеете все это. Затем дайте каждой задаче оценку на основе этого плана:
А — это для самых важных задач, таких как все, что будет иметь последствия, если не будет выполнено. Это те «лягушачьи» задачи, которые потребуют ресурсов и времени, но они также могут быть чем-то, что не займет много времени, но будет иметь серьезное наказание за неуспех, например, оплата счета вовремя.
Задачи типа B также нужно выполнить, но у них не будет таких серьезных последствий, если они не будут выполнены немедленно. Вы знаете, что вам нужно их выполнить в какой-то момент (чтобы они не переросли в срочность типа A), но у вас есть небольшой запас времени.
Задачи типа C не имеют никаких последствий, если их не выполнить, но это вещи, которые было бы хорошо сделать. Для меня задачей типа C может быть ответ на PR-предложение, чтобы сообщить, что я не заинтересован в интервью с их клиентом. Мне не нужно было это делать, но это хорошее дело, которое поддерживает дружественные профессиональные отношения. (С другой стороны, задачей типа B было бы ответить сразу же на запрос агента по публичности, когда они пытаются назначить время для интервью. Задачей типа A было бы проведение интервью.)
Задачи D — это все, что вы можете делегировать кому-то другому. Человеку, которому вы даете это, не должно быть никаких задач A или B, которые отвлекут его от этого; это должно стать для него приоритетом, даже если для вас это не так важно или просто что-то, во что вы доверяете, что они сделают правильно.
Задачи типа E — это те, которые вы полностью устраняете. Если они не служат никакой цели, не имеют никаких последствий или даже могут отвлечь вас от курса или быть вредными, просто не делайте их. Это довольно относительная оценка: скажем, вы хотели сегодня вечером сходить в продуктовый магазин, но просто нет времени. У вас достаточно еды дома или вы можете заказать еду на вынос. Нет ничего плохого в том, чтобы устранить это на этот раз, но когда вы исчерпаете всю еду, поездка в продуктовый магазин вернется в список на более высокой позиции. Другие задачи типа E могут никогда не появиться снова; они просто незначительны. Игнорируйте их, чтобы снизить давление на себя.
Помните, что это должно быть немного субъективным. Существуют и другие, более интенсивные способы категоризации ваших ежедневных задач, и если вам трудно оценить свои обязанности, вам может понадобиться попробовать что-то более ориентированное на данные. Цель здесь — быть быстрым и эффективным, чтобы вы могли перестать беспокоиться о том, что нужно сделать, расставить приоритеты и просто начать делать это.
Используйте оценки ABCDE, чтобы быть более продуктивным.
Как только каждое задание будет оценено, начните планировать свой день (и неделю и месяц). Вот где вам пригодится список дел 1-3-5: одно большое задание должно быть заданием А, что-то срочное и своевременное, и/или требующее больших ресурсов и фокуса. Три средних задания могут включать в себя меньшее задание А-уровня, но скорее всего будут заданиями В. Для пяти меньших заданий выберите оставшиеся задания В и, если хотите, С. Что касается заданий уровня D, то их может потребоваться достаточно много работы для того, чтобы выполнить делегирование как одно из пяти меньших заданий, но это зависит от того, сколько усилий это действительно потребует и как выглядит остальная часть вашего дня. Не стреляйте в гонца, но вам может прийтись прибегнуть к заданию С, чтобы позаботиться о делегировании.
Экзаменационные оценки могут быть просто вычеркнуты. Продолжайте и удаляйте их или зачеркивайте. Это будет приятно (и продуктивно) завершить их окончательно.
Как только вы организовали, какие задачи необходимы на день, загляните вперед на неделю и убедитесь, что вы помните о любых ответственностях уровня B и перенесите их на день, который подходит для вас, если у вас нет времени в этот конкретный день. Откладывание их превратит их в А-уровень очень быстро.
Как всегда, полагайтесь на таймбоксинг, чтобы распланировать день. Выделите время для каждой задачи в своем календаре, давая себе больше времени на основные задания уровня A и все меньше и меньше времени на задания уровней B и C. Не занимайтесь мультизадачностью; вместо этого делайте каждую вещь по порядку, начиная с выполнения самой сложной задачи и двигаясь дальше по другим пунктам, пока они не будут выполнены. (Исключением здесь является делегирование задач: старайтесь выполнить это как можно раньше, чтобы другой человек имел время выполнить свою работу уровня A или B.)
Оценка ваших обязанностей — простой способ получить на них перспективу и усилить чувство срочности, что заставляет вас быть более продуктивным. Занесение всего в упорядоченный список дает вам структуру и направление, экономит время в течение дня, и даст вам ощущение достижения, что само по себе является победой в продуктивности.
